E-arvete saatmine – mida silmas pidada?

E-arve on digitaalne arve, mis liigub infosüsteemide vahel, näiteks ettevõtte äritarkvarast riigiasutuse tarkvarasse. E-posti teel saadetav arve, ei ole e-arve.

Kui avaliku sektori üksusele saadetakse arve ekslikult vales formaadis, siis seda ei maksta. Näiteks, kui ettevõte osutab Rõõmutarekese Lasteaiale koristamise teenust ja esitab selle eest arve e-kirjaga PDF kujul, siis lasteaed ei aktsepteeri seda arvet ja ettevõtjal tuleb koostada ning saata uus arve. Eksimusest teada saamine, uue arve koostamine ja edastamine võtab aega ning seeläbi võib pikeneda ka kauba või teenuse eest tasumine.

Seadus näeb ette, et e-arve esitamine on kohustuslik, kui klient on avaliku sektori üksus. Vahel võib aga ekslikult jääda arusaam, et lepingupartner on eraettevõte ning arve formaat pole oluline. Tuleb aga tähele panna, et e-arvete saatmine ei ole kohustuslik üksnes siis, kui teenust või kaupa müüakse konkreetselt mõnele ministeeriumile, valla- või linnavalitsusele. Avaliku sektori üksusteks on ka näiteks lasteaiad ja koolid, samuti riigi- ja kohaliku omavalitsuse sihtasutused ja mittetulundusühingud, näiteks spordikoolid, teatrid, huvikeskused. Samuti on sellisteks üksusteks ka riigi ja kohaliku omavalitsuse äriühingud, näiteks Ida-Tallinna Keskhaigla AS, Estonia Spa Hotels AS jm.

Riigi Teatajas on olemas ka konkreetne nimekiri, kust ettevõtja saab kontrollida, kas tegemist on avaliku sektori üksusega või mitte ning vastavalt sellele otsustada, kas e-arve saatmine on kohustulik. Selline nimekiri on rahandusministri määruse „Avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhend“ lisas 2 „Tehingupartnerite koodid“.

Seadus näeb e-arvele ette vormingu ja tehnilised nõuded. E-arveid võib saata tasuta läbi spetsiaalse riikliku e-arveldaja infosüsteemi, kuid kui arveid väljastatakse suuremates kogustes, siis on ilmselt mõistlikum arendada oma raamatupidamissüsteemi ja valida vastav teenuse osutaja (e-arve operaator). Seejuures tulebki kontrollida, kas konkreetse teenuse pakkuja poolt väljastatavad arved vastavad seaduses sätestatud nõuetele ja kas tegemist on turvalise teenusega.

Allikas: Eesti Kaubandus- Tööstuskoda